РЕКОМЕНДАЦИИ

по заполнению унифицированных

форм по учету кадров  в государственных органах

Ростовской области

 

1.     Общие положения

 

Одной из функций кадровых служб государственных органов области является документирование отношений представителя нанимателя (или уполномоченного им лица):

1) с гражданами, в связи с поступлением на государственную гражданскую службу области (далее – гражданская служба) и назначением на должность государственной гражданской службы области (далее – должность гражданской службы);

2) с лицами, осуществляющими профессиональную служебную деятельность на гражданской службе, в связи с их поощрением, предоставлением отпуска, переводом на иную должность гражданской службы (перемещением), прекращением служебного контракта, освобождением от должности и увольнением с гражданской службы.

Ее реализация влечет за собой необходимость ведения унифицированных форм по учету кадров, указанных в пункте 1.1 Постановления Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении форм по учету труда и его оплаты».

В соответствии с пунктом 2 данного постановления унифицированные формы по учету кадров распространяются на организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. При этом в них не учтены положения Федерального закона от  27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее Федеральный закон № 79 – ФЗ), регулирующего вопросы поступления на гражданскую службу и ее прохождения.

В тоже время порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. № 20, предоставляет возможность организациям в носить в унифицированные формы дополнительные реквизиты, что дает возможность государственным органам адаптировать их по отношению к гражданской службе.

В унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные, государственные органы при необходимости могут вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

        Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом государственного органа (приказом, распоряжением) (приложение № 1).

При подготовке соответствующего акта необходимо учитывать, что  в соответствии со статьей 11 Трудового кодекса Российской Федерации на государственных гражданских служащих действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, распространяется с особенностями, предусмотренными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации о государственной гражданской службе. В связи с этим при включении в унифицированные формы дополнительных реквизитов, а также при их заполнении необходимо руководствоваться соответствующими нормами Федерального закона № 79-ФЗ.

 В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

При приеме увольнении, переводе и т.д. двух и более гражданских служащих могут использоваться альбомные унифицированные формы          № Т-1а,  № Т-8а,  № Т-5а. Они применяются по усмотрению государственного органа. 



2. Приказ о приеме работника на работника на работу, поступлении на государственную гражданскую службу Ростовской области и назначении на должность государственной гражданской службы Ростовской области (форма № Т-1, приложение № 2)

 

При приеме гражданина на государственную гражданскую службу Ростовской области (далее-гражданская служба) указывается дата в столбцах «Принять на государственную гражданскую службу Ростовской области» и «Назначить на должность государственной гражданской службы Ростовской области». В случае, когда гражданский служащий переводится на другую должность гражданской службы указывается дата в одном столбце - «Назначить на должность государственной гражданской службы Ростовской области».

В случае приема на гражданскую службу и назначения на должность на определенный срок с конкретной датой прекращения служебного правоотношения, в столбцах «Принять на государственную гражданскую службу Ростовской области» и «Назначить на должность государственной гражданской службы Ростовской области», указывается дата прекращения служебных правоотношений

В отличие от Трудового кодекса РФ, основанием для приема на гражданскую службу и назначения на должность является не трудовой договор (служебный контракт), а приказ, в связи с эти запись в строках (структурное подразделение), должность специальность, профессия)) производится в точном соответствии со штатным расписанием государственного органа Ростовской области.

В строке «(условия приема на работу, характер работы)» указывается на каких условиях заключен служебный контракт, например: «постоянно, основная» или «временно, на срок отпуска по беременности родам Ивановой А.И. до дня выхода». Также указывается иные условия приема, например: «в порядке перевода из министерства культуры Ростовской области».

Строки об установлении денежного содержания заполняются в соответствии с фактически установленными размерами окладов и надбавок.

 

2.     Приказ о переводе работника на работника на другую работу,  государственного гражданского служащего Ростовской области на иную должность государственной гражданской службы

Ростовской области (форма № Т-5, приложение № 3)

 

Данная форма может быть использована исключительно для оформления перевода в одном государственном органе и не может использоваться при переводе из одного государственного органа в другой.

В форме Т-5 в  столбце «Перевести на иную должность государственной службы» указывается дата, при этом, если перевод является временным, указывается не только с какой, но и по какую дату осуществляется перевод.

В строке «причина перевода» указывается юридический факт, явившийся основанием для перевода гражданского служащего на иную должность гражданской службы, например: «инициатива гражданского служащего», «сокращение штата государственного органа».

В разделе «Новое место работы»  графа «надбавка» не заполняется, размеры надбавок указываются в строках разделов «Установить» и «Выплачивать».

В разделе «Основание:» заполняется только строка «другой документ», при этом в указанной строке вместе с названием документа указываются его возможные реквизиты, например заявление гражданского служащего от 20.10.2009 г.

 

4. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), прекращении действия служебного контракта с государственным гражданским служащим Ростовской области, освобождении его от замещаемой должности государственной гражданской службы Ростовской области и увольнении его с государственной гражданской службы Ростовской области

(форма № Т-8, приложение № 4)

 

В форме заполняется раздел «Прекратить действие служебного контракта с государственным гражданским служащим Ростовской области, освободить от замещаемой должности государственной гражданской службы Ростовской области», «Уволить с государственной гражданской службы Ростовской области». В случае если гражданский служащий увольняется  в порядке в другой государственный орган Ростовской области, строка «Уволить с государственной гражданской службы Ростовской области» не заполняется. В случае если в порядке ст. 39 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» служебный контракт приостанавливается, гражданский служащий освобождается от замещаемой должности, с оставлением в реестре и включением в резерв, заполняется  «освободить от замещаемой должности государственной гражданской службы Ростовской области».

 В строке  «(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))» указывается соответствующая норма Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

В строке основания может быть указано заявление работника, медицинское заключение, решение суда, приказ о сокращении должностей.

По смыслу статьи 38 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» строка «мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме», заполняется в одном случае при сокращении должностей в государственном органе.

 

5. Приказ (распоряжение) о поощрении работника,

государственного гражданского служащего Ростовской области

(форма Т-11, приложение № 5)

 

Виды  поощрения указываются в соответствие с пунктами 1 - 4 части 1 статьи 19 Областного закона «О государственной гражданской службе Ростовской области»

1) объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения;

2) награждение почетной грамотой государственного органа с выплатой единовременного поощрения или вручением ценного подарка;

3) выплата единовременного поощрения в связи с выходом на государственную пенсию за выслугу лет в размере трех окладов денежного содержания по должности, замещаемой на день выхода на пенсию;

4) иные виды поощрения и награждения государственного органа.

Также в соответствии с пунктом 13 Положения о премировании, утвержденного Распоряжением Главы Администрации области № 350 от 11.10.2000 гражданские служащие  установлен вид поощрения единовременное денежное поощрение.

2. В строке мотив поощрения указывается, за безупречную и эффективную службу или в соответствии с распоряжением - юбилейная дата, по итогам ответственных поручений.

 

6. Приказ о предоставлении отпуска работнику,

ежегодного оплачиваемого отпуска государственному гражданскому служащему Ростовской области (форма Т-6, приложение № 6).

 

         При заполнении строк «А» и «Б» указанной унифицированной формы необходимо руководствоваться статьей 14 Областного закона           «О государственной гражданской службе Ростовской области» от 26 июля 2005 года № 344 - ЗС в соответствии с которой ежегодный оплачиваемый отпуск гражданского служащего состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков. При этом дополнительный отпуск именуется ежегодным дополнительным оплачиваемым отпуском за выслугу лет.

В строке «Б» также могут указываться: дополнительные отпуска за ненормированный служебный день, а также в связи с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями гражданской службы и отпуск без сохранения денежного содержания.

 

 

Карта сайта | Версия для печати | © 2009 - 2018 Ведомство по управлению государственной гражданской службой Ростовской области